OBJETIVOS INTELIGENTES: SMART.

 Por: Moisés Solano M.  

Coach de liderazgo, motivación y desarrollo personal, profesional y organizacional. Mi misión de vida es  preparar, acompañar e inspirar a personas para que se reinventen y alcancen su mejor versión. Coach, orador y entrenador certificado de John Maxwell.

En este post, vamos a analizar, aprender a definir y a crear objetivos y entregables de proyectos que sean medibles.

Adentrémonos entonces en los objetivos inteligentes.

Los objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo (SMART) son muy útiles para garantizar el éxito del proyecto. Al comenzar su carrera en la gestión de proyectos, es posible que no establezca directamente los objetivos del proyecto, pero debería poder aclararlos y comprenderlos. 

Los objetivos SMART lo ayudan a ver el alcance completo de un objetivo, determinar su viabilidad y definir claramente el éxito del proyecto en términos concretos. 

Recapitulemos lo que discutimos en el video anterior echando un vistazo a un desglose de los criterios para los objetivos SMART a continuación: 

 

• Específico: El objetivo no tiene ambigüedad para que el equipo del proyecto lo malinterprete. Concreto y entendible. Cuando lo presentes todas las partes lo entienden.

• Medible: las métricas ayudan al equipo del proyecto a determinar cuándo se cumple el objetivo. Debe poder medirse, compararse, es cuantificable.

• Alcanzable: el equipo del proyecto está de acuerdo en que el objetivo es realista. Debe tener la posibilidad de alcanzarse. Debe ser exigente y retador. Que eleve el estándar.

• Relevante: el objetivo se ajusta al plan estratégico de la organización y respalda el estatuto del proyecto. Analizar si está dentro de las posibilidades, recursos, presupuesto, motivación e interés. Seguros de que agrega valor.

• De duración determinada: el equipo del proyecto documenta una fecha para lograr el objetivo. Deben establecerse el tiempo total del proyecto y  de los entregables en el proceso.

Es posible que vea variaciones sobre lo que significa cada letra del acrónimo "SMART". (Por ejemplo, puede llegar a verse "factible" o "lograble" en lugar de "alcanzable" o "realista" en lugar de "relevante". Sin embargo, la intención general de cada uno de estos términos (asegurarse de que el objetivo esté al alcance) siempre es similar.

Específico:

Un objetivo específico se enfoca, de una manera clara y detallada, a un aspecto, tarea o acción que representa una oportunidad de mejora en tu proyecto de vida o empresa. Por ejemplo, tomemos el caso de una organización de atención o servicio al cliente, una meta específica podría ser,disminuir el índice de quejas de clientes total en un  en un 30% ( pasar de 200 a 140). Este objetivo nos indica de manera clara cuánto  se debe mejorar y qué  número debemos alcanzar para lograr la meta.

El preguntarnos:¿Cómo puedo lograr disminuir las quejas de nuestros clientes?. ¿Qué medidas debería tomar para disminuir la cantidad de quejas?.

¿Cúal es la mayor oportunidad?, en este caso es analizar cuál o cuáles son las unidades de negocio, departamentos, equipos o  hábitos personales que representan el porcentaje mayo de quejas, o aspectos de mejora urgente?, 

¿Cúal es mi mayor fortaleza?, es decir, cual o cuales puntos de venta, departamentos, equipos o hábitos personales son los que menos quejas representan del total, es decir, determinar dónde está ese que será tu 100%, o el mejor ejemplo?.

¿Cuándo debo iniciar? ¿Dónde debo iniciar?, ¿Quiénes son las personas correctas para formar parte del equipo?. 

Y todas las preguntas que te hagas antes, como dueño de tu proyecto, te va a permitir brindar más claridad y seguridad a la hora de establecer metas específicas.

Deben ser metas que todos en la organización, en tu equipo, tu cliente o tu familia entiendan fácilmente.

Conclusión clave:

Los objetivos específicos deben responder al menos dos de las preguntas que voy a hacer. ¿Qué quiero lograr? ¿Por qué es esto un objetivo? ¿Tiene una razón, propósito o beneficio específico? ¿Quien esta implicado? ¿Quien es el beneficiario?¿Empleados, clientes, la comunidad en general? ¿Dónde debe entregarse el gol? Finalmente, ¿en qué medida? En otras palabras, ¿cuáles son los requisitos y restricciones?.

Medible:Centrándose en la "M" en SMART

Tomemos un momento para acercarnos a la M en SMART, que significa medible . Tener metas mensurables le permite evaluar el éxito de su proyecto basándose en métricas cuantificables o tangibles, como montos en dólares, número de productos, cantidades, etc. Las metas mensurables son importantes porque dejan poco espacio para la confusión en torno a las expectativas de las partes interesadas. 

No todas las métricas tendrán valor, por lo que tendrá que determinar qué métricas tienen sentido para el proyecto. Por ejemplo, medir a cuántas reuniones los ingenieros de software de su proyecto asisten semanalmente puede no ser la métrica más valiosa para una meta de productividad. Alternativamente, puede medir otros aspectos de la productividad de los ingenieros, como un número particular de funciones creadas por ingeniero o un número específico de problemas marcados por día.

La medición no es solo una forma de que las personas realicen un seguimiento del progreso, sino también una herramienta para ayudar a las personas a mantenerse motivadas.

Puede saber que la meta es medible preguntando cuánto, ¿cuántos y cómo sabré cuándo se ha logrado?. 

En ocasiones el éxito de una meta puede ser medido con un simple sí o no. ¿Aprendiste a tocar la guitarra, sí o no?.

Tendrás que medir la mayor parte de los objetivos que tienes con las métricas. Métricas, en este  caso es lo que usas para medir algo así como números o cifras. Por ejemplo, si su objetivo era correr una carrera de cinco kilómetros, entonces la distancia en kilómetros es tu métrica. 

En una organización o empresa con fines de lucro, el objetivo del proyecto podría ser aumentar los ingresos en un cinco por ciento. En este caso, los ingresos son la métrica. 

Por último, considere puntos de referencia o puntos de comparación para asegurarse de que está eligiendo métricas precisas. Por ejemplo, si su objetivo general es aumentar los ingresos, puede ver los datos del año pasado como punto de referencia para decidir cuánto aumentar los ingresos este año. Si los ingresos del año pasado aumentaron en un tres por ciento, pensar a futuro y como métrica un aumento del cinco por ciento en una economía en auge, resultaría ser una meta razonable para este año. 

Alcanzable:

Ya tenemos, entonces que, el objetivo es específico y medible, pero es alcanzable?. ¿Se puede alcanzar razonablemente en función de las métricas?. Por lo general, quiere metas que son un poco desafiantes para fomentar el crecimiento, de lo contrario, ¿cuál es el punto de la meta si nada va a cambiar?. Sin embargo, no quieres que sea demasiado extremo o nunca lo alcanzarás. Habrás fracasado incluso antes de empezar. Trate de encontrar un equilibrio entre los dos extremos. 

Por ejemplo, tomemos el objetivo de correr una carrera de 5 km. Digamos que corres regularmente 2,5 kilómetros, tres veces a la semana. Una meta alcanzable será pasar de correr 2.5 kilómetros a correr cinco kilómetros en cuatro semanas. Una meta inalcanzable podría estar en establecer ganar el primer lugar en los 5K en la competencia. Quiero decir, podría suceder, pero no es probable, especialmente si nunca has corrido una carrera antes. 

Pero, ¿cómo puedes saber si una meta es alcanzable, si no es familiar? Una pista para ayudarte a averiguar si tu objetivo es alcanzable, es preguntar: ¿cómo se puede lograr? 

Desglosar el objetivo en partes más pequeñas y ver si tiene sentido. Pasando de 2,5 kilómetros a cinco kilómetros más cuatro semanas significa aumentar tu distancia por un poco más de medio kilómetro cada semana. Eso no es tan malo, y basándose en esta forma de medición, podría aplicarlo de igual forma para su proyecto con su cliente o en su lugar de trabajo.

Otro ejemplo sería el proponerse aumentar las ventas al finalizar el año en un 5 por ciento, las empresas suelen realizar revisiones trimestrales. Así que supongamos que se espera que este aumento ocurre en el transcurso de un año o cuatro trimestres. Para cumplir con la meta, necesita ver un aumento de al menos 1,25 por ciento cada trimestre. Esta métrica parece ser bastante razonable. 

Diferente sería establecer  un aumento en los ingresos de un 50 por ciento o 100 por ciento, lo que no sería razonable, a menos que su investigación muestra que el negocio estaba mejorando así de rápido. En este caso si la información y la tendencia del último año indica este crecimiento y no se determina alguna variable extraordinaria que no se repetirá este año, el objetivo entonces sí es específico, medible y alcanzable. 

Relevante:

Ahora veamos si es relevante. En otras palabras, ¿hace sentido tratar de alcanzar este objetivo?.

Piense en cómo la meta se alinea con otros objetivos, prioridades y valores. Pregúntese si la meta parece valer la pena. ¿El esfuerzo involucrado equilibra los beneficios?.¿Coincide con otras necesidades de su organización? y prioridades?.

Todos, desde el cliente o superiores, el equipo del proyecto, y las personas que finalmente utilizarán el producto, deben tener la necesidad de sentir que el objetivo vale la pena, que merece apoyarse y dedicarse a su logro. Tú realmente consideras que tiene sentido en tu vida y en tu visión, misión y valores correr 5 km.

Además, tenga en cuenta el tiempo. Tanto la cantidad de tiempo que llevará el proyecto, así como los contextos económicos y sociales más amplios pueden tener grandes impactos. Podría haber un presupuesto para completar el proyecto ahora, pero la empresa será capaz de sostener el proyecto en el tiempo?. ¿Hay una audiencia que seguirá usando el producto o servicio una vez entregado?. Una vez que tenga las respuestas a estas preguntas claras y definidas, debe tener un objetivo claro para ayudar a dirigir el proyecto.

Si todavía siente seguridad acerca de los objetivos del proyecto, sigue investigando. Está bien hacer preguntas si tiene dudas. Comunique sus inquietudes con los principales interesados del proyecto y su supervisor directo si tiene uno. Si tu objetivo es personal, debes ser concienzudo y brutalmente honesto contigo, cuentas con el presupuesto, el tiempo, el equipo, la capacitación. 

Deberían poder abordar estas y todas las inquietudes que surjan, para que puedas sentirte seguro de seguir adelante.

Si te sientes bien acerca de el proyecto, de que este es relevante y alcanzable, y te has asegurado de que sea medible y tenga los detalles para mantenerlo a usted y a su equipo enfocados, entonces pasamos al elemento final en la lista de verificación para crear objetivos inteligentes, el cual  es asegurarse de que tengan un límite en el tiempo.

Límite de Tiempo:

Con límite de tiempo significa que su objetivo tiene una fecha límite. Los plazos le brindan una forma de realizar un seguimiento de su progreso, de lo contrario, es posible que nunca alcances su objetivo o que no lo empieces del todo. El tiempo y las métricas a menudo van de la mano, porque el tiempo también se puede utilizar como métrica. Hacer que su objetivo tenga un límite de tiempo le brinda una manera de desglose de cuánto debe lograrse con el tiempo establecido. Por ejemplo, si necesitas aumentar los ingresos al final del año, puedes desglosar cuánto necesita aumentar cada trimestre, mes y semana, y ahí lo tienes. Específico, medible, alcanzable, relevante, y acotado en el tiempo: método casi  infalible para crear una evaluación de los objetivos del proyecto. 

Te adjunto una plantilla que te ayudará a establecer objetivos SMART de una manera eficiente y clara. Ingresa en el enlace que te comparto a continuación y empieza a crear objetivos inteligentes para tu proyecto: Plantilla para crear SMART.

Conclusión clave

Determinar métricas puede ser extremadamente útil para capturar oportunidades, éxitos, retrasos y más en un proyecto. Como gerente de proyecto, el aprender a identificar métricas significativas, puede ayudar a que el proyecto avance hacia su objetivo. Además, al definir cada elemento del objetivo de un proyecto para hacerlo INTELIGENTE, puede determinar qué significa el éxito para ese objetivo y cómo lograrlo. 

El contar con metas claras, apoya a todas las demás variables y decisiones que surgen durante el proyecto, además de que hace que el trabajo se vuelva valioso e inteligente, logrando las metas y agregando valor a tu vida, y a cada una de las partes involucradas en el desarrollo del proyecto.

Consejo profesional 

El establecer objetivos inteligentemente es, punta y lanza para alcanzar cada uno de los blancos propuestos y le agregan sentido y enfoque al trabajo duro.

Y para apoyarte a establecerlos te dejo esta plantilla, la cual te puede ayudar a establecerlos de una manera clara y eficiente. Ingresa en este enlace que te comparto y empieza ya a crear objetivos SMART para tu proyecto: Plantilla para crear Objetivos SMART

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Importante: En nuestro siguiente post hablaremos de OKR, los cuales llevan los objetivos SMART a otro nivel.

Les espero.