Desarrollo de Proyectos: Por un 2022 más ágil y lleno de valor.
Por: Moisés Solano M.
Coach de liderazgo, motivación y desarrollo personal, profesional y organizacional. Preparar, acompañar e inspirar a personas para que se reinventen y alcancen su mejor versión. Coach, orador y entrenador certificado de John Maxwell.
Siempre es un buen momento para reiniciar, analizar y replantear la forma en la que hemos estado actuando o respondiendo a la vida. O puede ser que la vida nos empuje a la necesidad de volver a empezar.
Independientemente de los motivos, el planificar y levantar la mirada al futuro y visualizar el papel que jugaremos en él, ya sea personal, profesional, o en la organización,es necesario para crecer y evolucionar.
Porque la vida es, precisamente, cambios y más cambios que suceden de formas cada vez más rápidas, y es precisamente nuestra capacidad de adaptarnos y aprovechar cada circunstancia, lo que hará la diferencia entre sobrevivir o morir, entre ganar o perder, o simplemente convertirnos en espectadores de la vida y esperar a ver en qué parte del alma nos va a golpear y creer que aguantaremos el golpe y seguir, y así en ese ciclo, en el que la vida, aliada con el tiempo, si la dejamos, en algún momento nos tumbarán.
El tiempo es relativo. Si tenías sueños, metas, planes o como sea que nombraste a eso que planeaste en tu mente, con respecto a un logro que esperabas alcanzar y no hiciste nada para materializarlo, cada hora pasa muy lento, pensando, "en la siguiente hora empiezo, de todas maneras tengo tiempo". Y así pasa otra hora pensando en lo que planeabas hacer, o lo que sea que creías que debías hacer para iniciar. Y así, queriendo y esperando, se le pasan corriendo 24 horas, un mes, seis meses, un año. Luego llega el momento de quejarse, y lamentarse, ahora sí, de lo rápido que pasa el tiempo, sin lograr nada o muy poco.
Y es relativo, porque para el que trabaja por sus sueños, sucede lo contrario, pasa muy rápido, y cada segundo se vuelve oro, sin embargo, pasa que no alcanzas el resultado esperado, y cometes errores y surgen situaciones que retrasan, complican el alcanzar la meta. Surgen barreras y obstáculos, que generan costos inesperados, los cuales, tarde a temprano terminan minando la moral, el bolsillo y la motivación tuya, del equipo o de toda una organización. Al final, por más que se trabajó, se corrió, y se intentó, no se logra el resultado esperado; y de igual forma surge de la queja de lo rápido que pasa el tiempo.
La pregunta que surge es: ¿Porqué no se logran las metas?.
Y es precisamente como respuesta a esta interrogante, que te muestro la palabra proyecto.
Empezaremos a introducirnos en todo el poder que encierra esta palabra y para impulsarte a convertirte en el gerente de proyectos de tu vida, de tu carrera profesional o de tu organización.
Significado de Proyecto
Procede del latín proiectus, que deriva del verbo proicere, formado por pro- que significa "hacia delante" y iacere que se refiere a "lanzar". Por lo que podemos indicar de manera literal que el significado de proyecto es lanzar hacia adelante.
Un proyecto es un esfuerzo único que generalmente incluye un conjunto de entregables únicos; una serie de tareas que deben de completarse para alcanzar el resultado deseado.
De conformidad con el Project Management Institute (PMI), "un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único". De acuerdo a estas definiciones podemos deducir que la razón de un proyecto es alcanzar resultados o metas específicas dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente, y un lapso de tiempo previamente definido.
Un proyecto es la herramienta que te permitirá pasar de la excusa, a la acción; de el correr sin sentido hasta el darle dirección, sentido y meta a esa carrera.
Es el conjunto de pasos y herramientas que te permitirán hacerte dueño de tu tiempo, encauzar tus deseos y enfocar tu energía y recursos.
Si estableces correctamente tus metas, y las planeas, empiezas a generar razones y motivos, al establecer los pasos y metas cortas (hitos), alcanzar pequeños logros que disparan y motivan hacia el logro total.
Términos y definiciones que agregan valor al proyecto.
- Gobernanza del proyecto: El marco de cómo se toman las decisiones del proyecto.
- Ciclo de vida del proyecto: La estructura básica de un proyecto consta de cuatro fases diferentes: iniciar el proyecto, hacer un plan, ejecutar y completar tareas y cerrar el proyecto.
- Gestión de proyectos: La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto.
- Metodología de gestión de proyectos: A conjunto de principios rectores y procesos para ser propietario de un proyecto a lo largo de su ciclo de vida
- Gerente de proyectos: individuo que guía los proyectos de principio a fin y sirve como guía para su equipo, utilizando sus impecables habilidades organizativas e interpersonales en cada paso del camino.
- Tarea del proyecto: una actividad que el director del proyecto, el equipo del proyecto o las partes interesadas deben realizar dentro de un período de tiempo establecido.
Ahora que ya tienes un poco más claro el concepto, pasemos a la acción. Es hora de analizar y ser totalmente sincero contigo mismo.
- Gobernanza del proyecto: El marco de cómo se toman las decisiones del proyecto.
- Ciclo de vida del proyecto: La estructura básica de un proyecto consta de cuatro fases diferentes: iniciar el proyecto, hacer un plan, ejecutar y completar tareas y cerrar el proyecto.
- Gestión de proyectos: La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto.
- Metodología de gestión de proyectos: A conjunto de principios rectores y procesos para ser propietario de un proyecto a lo largo de su ciclo de vida
- Gerente de proyectos: individuo que guía los proyectos de principio a fin y sirve como guía para su equipo, utilizando sus impecables habilidades organizativas e interpersonales en cada paso del camino.
- Tarea del proyecto: una actividad que el director del proyecto, el equipo del proyecto o las partes interesadas deben realizar dentro de un período de tiempo establecido.
¿Ya tienes definido tu proyecto organizacional o de vida para este 2022?
Para empezar a convertir tus aspiraciones y planes en proyectos reales que te impulsen al logro y te permitan aprender y evolucionar hacia nuevas formas para alcanzar tus metas personales, debes plantearte, qué es lo que esperas lograr, cómo te quieres ver al terminar tu proyecto.
Paso 1. Escribe tus metas en un cuaderno o diario.
Paso 2. Verifica que tus metas se encuentren alineadas con tu esencia. Y es por ello que te pido, por favor, que te tomes el tiempo necesario, para que te contestes las preguntas que te planteo a continuación y las escribas en un cuaderno o diario.
- ¿Agregan valor a tu vida el alcanzar esta meta o metas propuestas?.
- ¿Cómo te visualizas al alcanzar tu meta o metas, en qué aspectos has crecido?
- ¿Cúal es tu misión de vida?.
- ¿Cúal es tu visión de vida?.
- ¿Cuáles son los valores fundamentales que rigen tu vida?.
Paso 3. Ahora tómate el tiempo para leer nuevamente la o las metas que anotaste con la finalidad de verificar que todo esté en su centro.
Paso 4. Ahora que estás convencido de que esas son las metas que quieres, es el momento de agregarles cabeza fría y para este paso te recomiendo que utilices como guía SMART, este sistema te ayudará a crear metas y entregables, inteligentes y medibles en el tiempo.
Los objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo (SMART) son muy útiles para garantizar el éxito del proyecto. Al comenzar tu nueva etapa como el gerente de proyectos de tu vida, o de tu organización, es posible que no establezcas directamente los objetivos del proyecto, pero deberías poder aclararlos y comprenderlos.
Los objetivos SMART te ayudan a ver el alcance completo de un objetivo, determinar su viabilidad y definir claramente el éxito del proyecto en términos concretos.
Paso 5. Análisis Costo - Beneficio: Ya sea en la empresa o en tu vida, recuerda que la finalidad siempre es obtener un resultado que genere beneficios que superen los costos. Si las metas establecidas no agregan valor y generan beneficios, deberán replantearse o analizar nuevamente y empezar el proceso hasta asegurarnos de agregar al proyecto las metas SMART.
Una vez realizada toda esta etapa de pensar, vuleve a revisar, leer. Asegúrate de anotar todo y continuemos.
- ¿Agregan valor a tu vida el alcanzar esta meta o metas propuestas?.
- ¿Cómo te visualizas al alcanzar tu meta o metas, en qué aspectos has crecido?
- ¿Cúal es tu misión de vida?.
- ¿Cúal es tu visión de vida?.
- ¿Cuáles son los valores fundamentales que rigen tu vida?.
Los objetivos SMART te ayudan a ver el alcance completo de un objetivo, determinar su viabilidad y definir claramente el éxito del proyecto en términos concretos.
Paso 5. Análisis Costo - Beneficio: Ya sea en la empresa o en tu vida, recuerda que la finalidad siempre es obtener un resultado que genere beneficios que superen los costos. Si las metas establecidas no agregan valor y generan beneficios, deberán replantearse o analizar nuevamente y empezar el proceso hasta asegurarnos de agregar al proyecto las metas SMART.
Profundizando en el paso 5: Análisis costo - beneficio.
Planificación: Si no sabes a dónde vas, no llegas.
Cuando estableces tus metas, de acuerdo a tus necesidades para alcanzar la versión de ti o de tu organización qué esperas lograr, debes tomar en cuenta que estas no las vas a alcanzar tu solo, y debes asegurarte de tomar en cuenta a las partes que de una u otra forma serán parte de este proyecto y que estas estén de acuerdo y te apoyen en el rol que les corresponda.
Es importante resaltar que el gerente del proyecto eres tú, y que si en este caso son para tu empresa o proyecto comunal, o tu vida, debes tener en cuenta muchos aspectos para que este sea un éxito y para ello requieres de planificación.
Aspectos como la aprobación de proyecto y el estar alineado con las partes involucradas es muy importante. Una vez claras las metas y acada parte de acuerdo, entonces está listo para comenzar a planificar. La planificación es una parte importante de asegurar el éxito de un proyecto, independientemente si el proyecto es grande o pequeño. Mientras planifica su proyecto, usted y otros miembros del equipo determinarán los procesos y flujos de trabajo necesarios para alcanzar sus metas y formar ideas sobre cómo hacer que el proyecto sea un éxito.
Planificar te ayuda a trazar el proyecto completo y entender el trabajo necesario para lograr tus objetivos. También ayuda a coordinar esfuerzos y cronogramas con otros equipos, contratistas y proveedores .
Otro gran beneficio de la planificación es que te da tiempo para identificar y prepararse para riesgos que podrían afectar su proyecto. Estos pueden incluir cosas como un retraso en la línea de tiempo, la partida de un miembro crítico del equipo, o un cambio en la dirección del proyecto de un interesado principal.
La planificación también le da la oportunidad de pensar en formas de mitigar o abordar esos riesgos. También hay beneficios menos obvios. Por ejemplo el demostrar a las partes interesadas que existe un cronograma detallado.
Uno de los beneficios más importantes de la planificación es el trabajo en equipo, que te ayudará a empujar su proyecto hasta la línea de meta. Trabajando juntos en la fase de planificación, las personas asignadas al proyecto pueden convertirse un equipo fuerte , por ejemplo si tu meta es bajar de peso, es importante involucrar a la familia, y planear juntos platos saludables y rutinas de ejercicio, además de que comprendan el tiempo que requieres para salir a correr o ir al gimnasio, o el espacio que ocuparás en el hogar para realizarlos y que sea respetado y apoyado en todo el proceso.
Planificar juntos crea un entendimiento compartido entre todas las partes involucradas en el proyecto.
Entonces, para recapitular, la planificación tiene muchos beneficios de ayudar al equipo a comprender el trabajo necesario para lograr sus objetivos, para proporcionar planes de proyecto a las partes interesadas, y un aspecto fundamental es que el planificar te muestra el camino, y al quedar todo por escrito, este plan, será tu estrella del norte para llegar a cada meta establecida.
Establecer los objetivos y entregables
Calcular los riesgos
Convertirse en el gerente de tu proyecto
Conclusión fundamental
Las etapas del proyecto:
- Iniciar el proyecto.
- Hacer un plan.
- Ejecutar el proyecto.
- Cerrar el proyecto.
- Se captan las expectativas de la empresa o las tuyas de acuerdo a quién va dirigido el proyecto.
- Al realizar un plan, preparas el proyecto para el éxito.
- Ejecutar de manera efectiva las tareas del proyecto, previene futuros riesgos.
- Cuando surjan problemas debes ser resiliente y capaz de desarrollar un enfoque positivo y una mentalidad ágil, que entienda que las soluciones están en la voz del cliente, de tu equipo o de la gente que te rodea.
- Aprender en cada etapa del proyecto y establecer un sistema que impulse la mejora continua.
- Al finalizar el proyecto, asegurarnos de haber registrado todo y poder de esta manera, crear una guía de consulta que te ayudará a plantear de manera más efectiva el siguiente proyecto que te propongas alcanzar o que requiera la empresa en la que trabajas o tu organización o cliente.
- Aprender, aprender y aprender.
Recuerda que los sueños se cumplen, que el esfuerzo, la planificación, la perseverancia y la disciplina rinden frutos, y que no existe nada más importante que creer en tus capacidades y en tu potencial que es ilimitado. Y es precisamente en esto en donde se encuentra encerrado el secreto para alcanzar esas metas que en algún momento te parecían solo un sueño. Transforma estos sueños en proyectos y alcanzarás el camino hacia tu mejor versión.
Próximo post: SMART - Metas Inteligentes.
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